Cómo proteger con contraseña un archivo de Excel en Windows y OneDrive

¿Está pensando en compartir los últimos resultados de ventas o los datos del trimestre de la empresa mediante un archivo de Excel? Por supuesto, no querrá ningún acceso no autorizado a datos tan confidenciales además de la alta dirección. La mejor forma de proteger estos archivos es mediante la protección con contraseña. Puede agregar fácilmente una contraseña a un archivo de Excel en Windows y OneDrive. Así es cómo.

Proteger con contraseña un archivo de Excel en Windows

Hay dos formas de proteger con contraseña un archivo de Excel en Windows. Puede usar la aplicación de escritorio de Excel predeterminada u optar por OneDrive para agregar protección con contraseña antes de compartir un enlace al archivo. Discutiremos ambos métodos, pero primero, comenzaremos con el escritorio.

Utilice la aplicación Microsoft Excel

Una vez que haya terminado de realizar cambios en el archivo de Excel, tiene la opción de agregar protección con contraseña antes de guardar una copia en su computadora. Siga los pasos a continuación para proteger con contraseña un archivo de Excel.

1. Abierto Microsoft Excel software en Windows.

2. Abra el archivo que desea proteger con contraseña.

3. Realice los cambios necesarios y haga clic en Archivo en la cima.

seleccionar archivo en Excel en Windows

4. Seleccione Información desde la barra lateral.

menú de información de Excel en windows

5. Haga clic en Proteger el libro de trabajo.

proteger el libro de trabajo en Excel en Windows

6. Seleccione Cifrar con contraseña.

cifrar el archivo de Excel en Windows

Agregue una contraseña para cifrar el contenido de este archivo y presione OK en el fondo. Tenga en cuenta que si pierde u olvida la contraseña, no podrá restablecerla ni recuperarla.

cifrar el archivo de Excel con contraseña en Windows

Vuelva a ingresar la contraseña y haga clic en Aceptar. A partir de ahora, cada vez que usted o alguien intente acceder al archivo de Excel, la aplicación le presentará un cuadro de diálogo para ingresar la contraseña. Escriba la contraseña correcta y presione OK para acceder a los datos del archivo.

ingrese la contraseña para acceder al archivo de Excel

Office 2016-2019 utiliza un cifrado AES-256 seguro que es irrompible en un tiempo razonable.

Le recomendamos que mantenga una lista de contraseñas y los nombres de los documentos correspondientes en un lugar seguro. Puede optar por un administrador de contraseñas dedicado como 1Password, Dashlane o LastPass para almacenar datos confidenciales de forma segura.

Utilice OneDrive Web para proteger con contraseña un archivo de Excel

Dado que está utilizando Excel en Windows 10 o Windows 11, es probable que ya esté pagando por uno de los planes de Microsoft 365.

Todos los planes de Microsoft 365 vienen con 1TB de almacenamiento OneDrive, así como otros beneficios para los suscriptores pagos. Una de esas características es la capacidad de proteger con contraseña un enlace de OneDrive que se puede compartir. Entonces, en lugar de enviar el archivo por correo electrónico, por ejemplo, lo almacena en su cuenta de OneDrive y simplemente comparte un enlace al archivo que está protegido por una contraseña.

Con eso, incluso puede agregar una fecha de vencimiento después de la cual, el archivo ya no estará disponible.

Además, todas las aplicaciones de Microsoft Office se integran estrechamente con el almacenamiento en la nube de OneDrive. Es el almacenamiento predeterminado para cada archivo de Excel. Siga los pasos a continuación para proteger con contraseña un archivo de Excel usando OneDrive.

1. Visite OneDrive en la web e inicie sesión con las credenciales de su cuenta de Microsoft.

2. Busque un archivo de Excel en OneDrive y selecciónelo.

3. Selecciona el Cuota botón en la parte superior.

opción de compartir en onedrive web

4. Desde el menú Compartir enlace, haga clic en el Editar botón.

editar la configuración del enlace de Excel en onedrive

5. Seleccione Configuración de enlaces.

haga clic en la configuración del enlace en la web de onedrive

6. En el siguiente menú, tiene la opción de Establecer una contraseña.

establecer contraseña para un enlace de unidad

7. Agregue contraseña y haga clic en Solicitar botón en la parte inferior. Desde el mismo menú, también puede establecer la fecha de vencimiento.

Por ejemplo, agrega una fecha de vencimiento para una semana y después de que la fecha / hora haya pasado, el enlace de OneDrive quedará inactivo.

Cualquiera que tenga acceso al enlace de OneDrive necesitará una contraseña para acceder a los datos. Con el mismo truco, puede agregar protección con contraseña a cualquier archivo en OneDrive que planee compartir.

Conclusión: proteger con contraseña un archivo de Excel

A pesar de que el mercado de hojas de cálculo está lleno de Google Sheets, Apple Numbers y novatos como Airtable y Coda, Microsoft Excel sigue siendo incomparable, especialmente en el sector empresarial y empresarial.

En algunos casos, tiene mucho sentido proteger los archivos confidenciales de Excel. Adelante, use el truco anterior y aplique los frenos al acceso no autorizado a archivos de Excel con una contraseña.

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