Cómo asignar y administrar tareas en Google Docs

Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google son parte del espacio de trabajo de Google y son famosos por colaborar con funciones como editar simultáneamente, sugerir ediciones, comentar, otorgar permisos a otros, etc. Si bien la asignación de tareas es una de las partes más importantes de la colaboración, está oculto detrás de otras funciones y no es visible de inmediato. A continuación, se explica cómo puede asignar tareas en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google y todo lo que necesita saber sobre ellas.

Cómo asignar tareas en documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google

La asignación de tareas funciona de manera similar en todas las aplicaciones de Drive: función de comentarios. A continuación, le mostramos cómo puede utilizar la función de comentarios para asignar tareas en Drive.

1. Primero, abra el documento, la hoja o la diapositiva a la que desea asignar la tarea. Luego, coloque el cursor donde desee asignar a alguien para la edición.

2. Ahora haga clic en el Icono de comentarios en la barra de herramientas o presione Ctrl + Alt + M.

Abrir la opción Comentarios de Google Docs

3. Esto mostrará un cuadro de comentarios donde puede agregar su comentario. Aquí solo escribe @ y ingrese la identificación de correo electrónico de la persona a la que desea asignar la tarea.

Agregar identificación de correo electrónico para asignar tareas en Google Docs

4. Una vez hecho esto, ingrese la tarea que desea asignarles y habilite el interruptor al lado Asignar a nombre de usuario. (nombre de usuario será el nombre de la persona a la que le ha asignado).

5. Ahora haga clic en el Asignar para asignarles la tarea.

Asignar tareas en Google Docs

Si la persona en cuestión no tiene permiso para acceder al documento, le pedirá que comparta el documento con ella. Otorgue el permiso o su tarea no será asignada.

Cómo se notificará a la persona asignada

Hay varias formas en que Google notifica al usuario sobre la tarea a la que está asignado.

1. Google envía un correo electrónico a la persona notificándole que tiene alguna tarea que completar. El correo electrónico también incluye el enlace al documento requerido.

2. El usuario recibirá una notificación de la aplicación Google Drive en su teléfono Android e iOS.

3. Google Drive también mostrará un ícono de insignia en el archivo de documento con el número que indica la cantidad de tareas que la persona debe completar en ese documento específico.

Notificación en Google Drive sobre tareas

Una vez que se completa la tarea, la persona asignada puede hacer clic en el icono de marca de verificación para marcar la tarea como hecha. El comentario será descartado. Más tarde, puede hacer clic en el icono de comentario para verificar todos los comentarios y tareas anteriores. También tiene la opción de volver a abrir las tareas cerradas desde aquí.

Cómo reasignar la tarea en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

Si alguien le asignó una tarea, puede reasignar la misma tarea a otra persona de su equipo. También puede completar su parte y continuar con la tarea según su flujo de trabajo.

1. Simplemente haga clic en el diálogo de comentario que se enfocará y le mostrará una opción de respuesta.

Responder a la tarea asignada

2. Escribe @ y luego ingrese la identificación de correo electrónico de la persona a la que desea reasignar esa tarea. También puede agregar su comentario explicando la tarea en detalle / breve.

3. Una vez hecho esto, habilite la casilla de verificación al lado Reasignar a nombre de usuario (nombre de usuario será el nombre de la persona a la que se ha reasignado) y haga clic en Reasignar botón.

Reasignación de tareas en Google Docs

Posteriormente también pueden reasignar a otros si así lo desean.

¿Cómo asignar tareas a varias personas?

Con la ayuda de la función de comentarios, solo puede asignar la tarea a una persona a la vez. Más tarde, pueden reasignar a otra persona, pero no puede asignar la tarea a varios usuarios al mismo tiempo. Aunque puede agregar varios correos electrónicos, solo puede asignarlos a una persona de los contactos que ha agregado. Pero hay una solución a esta limitación.

En lugar de utilizar la función de comentarios, puede utilizar la función de sugerencias. Es bastante similar a los comentarios, pero notificará a todas las personas que haya agregado a la sugerencia.

1. Para agregar una sugerencia, haga clic en el icono de lapiz en la esquina superior derecha y luego haga clic en Sugerencia en el menú desplegable.

Sugerir en Google Docs

2. Ahora coloque el cursor donde desea asignar la tarea y presione el espacio. Esto mostrará un cuadro de diálogo de sugerencias como el de comentarios.

Responder a una sugerencia en Google Docs

3. Ahora @menciona personas, agrega tu tarea y haz clic en Respuesta. Esto notificará a todas las personas que ha mencionado.

hacer ping a las personas con notificaciones con sugerencias en Google Docs.

Pero hay algunas desventajas. Solo funciona en Google Docs, pero no en Presentaciones ni Hojas de cálculo. A diferencia de los comentarios, no puede seleccionar un párrafo y agregarle una sugerencia. Solo puede colocar el cursor en el medio y agregar sugerencias.

Conclusión: Asignar y administrar tareas en Drive

Puede asignar tareas a alguien en Documentos, pero estas tareas no se sincronizan con sus Tareas de Google como algunos de ustedes pueden estar esperando. Es sorprendente que no tengamos un solo tablero para revisar todas las tareas que las personas nos han asignado. Idealmente, me encantaría ver una categoría separada en Tareas de Google donde se muestran los comentarios y sugerencias de las aplicaciones de Google Drive.

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