Cómo archivar automáticamente correos electrónicos en Gmail

La función de archivo es quizás uno de los mejores trucos que ofrece Gmail. Es fácil de usar y también útil, pero la mayoría de los usuarios no le prestan atención. Esta es la función que puede ayudarlo a llegar a cero en la bandeja de entrada. Pero mucha gente no lo usa y quienes lo hacen también están haciendo un mal uso de esta característica de Gmail. La capacidad de archivar automáticamente los correos electrónicos en Gmail es lo que debe aprender a aplicar. Eso le ahorrará mucho tiempo ya que no tendrá que lidiar con todos los correos electrónicos que lleguen a usted. Eliminar correos electrónicos no siempre es una opción, por lo que existe la función de archivo en primer lugar.

Archivar automáticamente correos electrónicos en Gmail

Gmail no tiene una forma directa de archivar automáticamente los correos electrónicos, sin embargo, puede usar filtros para hacer el truco. La configuración tomará unos minutos, pero una vez que haya terminado, se sentirá mucho más liviano al final del día y nunca se perderá ese correo electrónico importante. Después de todo, no es necesario que se ocupe de todos esos correos electrónicos y algunos de ellos, como los recibos y las notificaciones, se pueden dejar incluso sin leer.

Vamos a empezar.

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Crear una etiqueta de archivo automático

Gmail te permite crear filtros usando etiquetas. ¿Por qué no crear uno también para archivar automáticamente los correos electrónicos? Esta es la característica oculta de la que hablaba antes. No es muy obvio al principio, pero una vez que lo sabes, lo sabes.

1. Abra Gmail en su navegador y haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha para seleccionar Ver todas las configuraciones.

configuración de gmail en el navegador

2. Desplácese un poco y haga clic en Crear nueva etiqueta botón.

crear nueva etiqueta en gmail

3. Nombra la nueva etiqueta como autoarchivar y Ahorrar eso. Haga clic en Crear y no se preocupe por la función de etiqueta de nido.

creando una nueva etiqueta en gmail

No hay líneas ocultas de códigos que deba insertar. Ahora que se ha creado la etiqueta de archivo automático, puede aplicarla a cualquier correo electrónico como cualquier otra etiqueta, pero con un toque diferente.

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Uso de la etiqueta de archivo automático en Gmail

Algunos ejemplos en los que puede utilizar la función de archivo automático de Gmail son los correos electrónicos de LinkedIn o Quora, boletines, recibos, pedidos de comercio electrónico, etc. Usaré el correo electrónico promocional de Apple como ejemplo. Abra el correo electrónico y haga clic en el icono de menú de tres puntos más para seleccionar Filtrar mensajes como estos.

filtrar mensajes en gmail

¿Notó que no aplicamos la etiqueta directamente usando el botón de etiqueta? Esto le da más control sobre qué tipo de correos electrónicos se archivarán automáticamente. Según el contenido y el formato del correo electrónico, puede elegir filtrar por tamaño, palabras clave / frases clave, etc.

criterios para filtrar mensajes

Haga clic en Crear filtro a continuación para continuar.

establecer criterios para el filtro

Tu eliges el etiqueta de archivo automático y también puede seleccionar una categoría si lo desea. La categoría dependerá de dónde reciba estos correos electrónicos. Podría ser Bandeja de entrada o Actualizaciones, por ejemplo.

aplicar filtro de archivo automático y categoría

Asegúrate de seleccionar Crear filtro en la parte inferior para guardar los cambios. Ahora, todos los correos electrónicos que satisfagan los criterios que ha establecido se archivarán automáticamente en Gmail. Si no obtiene los resultados deseados, edite los criterios. No es tan difícil y mejorará con el tiempo.

No es necesario editar la etiqueta de archivo automático de ninguna manera. Todo lo que tiene que hacer es crear un nuevo filtro o editar uno antiguo y aplicar la etiqueta.

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Archivar vs Eliminar

Existe una diferencia sutil pero muy importante entre las funciones de eliminación y archivo. Cuando elimina un correo electrónico, se transfiere a la carpeta de la papelera, donde permanecerá durante 30 días antes de ser eliminado de forma automática y permanente. Por lo tanto, tiene un búfer de 30 días para recuperar un correo electrónico o un archivo adjunto que eliminó accidentalmente o sin pensarlo mucho.

El archivo no eliminará su correo electrónico. Simplemente lo guardará en un casillero. El correo electrónico desaparecerá de su bandeja de entrada, lo que le permitirá liberar su mente de él. Puede recuperarlo con una simple búsqueda y todos sabemos que Google es el rey de los motores de búsqueda. Los operadores o parámetros de búsqueda funcionan en todos los servicios de Google, incluido Gmail.

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Recuperar correos electrónicos archivados en Gmail

El operador de búsqueda que está buscando es ‘in: inbox your keyword here’. Lo que hará es buscar la palabra clave en todos los correos electrónicos de su bandeja de entrada, que también incluye los correos electrónicos archivados. Sí, los correos electrónicos archivados siguen siendo parte de su bandeja de entrada, pero no puede verlos, lo que ayuda con el proceso de ordenación. La única forma de llegar realmente a cero en la bandeja de entrada.

Hay otros operadores de búsqueda que también puede usar, como usar ‘y’ y ‘o’ para filtrar o combinar correos electrónicos. Hemos escrito una guía detallada sobre cómo recuperar correos electrónicos archivados en Gmail, así que lea esa publicación. Hay muchos otros consejos y trucos que encontrará allí.

Conclusión: Archivar automáticamente correos electrónicos en Gmail

Bien ahora lo sabes. Los pasos son bastante sencillos de seguir, pero la función está oculta en lo más profundo del ecosistema de Gmail. Los dos aspectos principales de la ecuación son las etiquetas y los filtros. Sin embargo, es un proceso de una sola vez, por lo que una vez que haya creado la etiqueta, habrá terminado. Solo asegúrese de obtener los resultados deseados según los criterios que ha establecido.